ARCHIVE

Le BTP produit une masse de documents dont seule une partie est à archiver. La gestion permanente des archives repose sur un mode de classement en amont des documents. Pour le cas de notre entreprise de construction comme SOLVET TCHAD, il est important de bien organiser les documents essentiels qui reflètent les activités, projets, et la gestion administrative de l'entreprise. Voici queleques suggestion d'archivage pour une entreprise de construction BTP :

1. Dossiers de Projets

• Contrats et Accords : Copies de tous les contrats signés avec les clients, partenaires, fournisseurs, etc.

• Plans et Dessins : Copies numériques et papier des plans architecturaux, des dessins techniques et des modifications apportées au cours des projets.

• Rapports de Projet : Rapports d'avancement, rapports de chantier, inspections et vérifications.

• Photos et Vidéos : Photos des étapes clés de la construction, vidéos de l'évolution des chantiers.

• Correspondance : Courriels, lettres et autres formes de communication pertinentes avec les parties prenantes.

2. Documents Administratifs et Financiers

• Factures et Reçus : Toutes les factures des fournisseurs, des sous-traitants et les reçus de paiements reçus et émis.

• Déclarations Fiscales : Copies des déclarations fiscales annuelles, des paiements d'impôts, etc.

• Documents de Paie : Bulletins de paie des employés, contrats de travail, registres des heures de travail, etc.

• Assurances et Licences : Polices d'assurance, certificats de conformité, permis de construire, et autres licences.

3. Dossiers des Ressources Humaines

• Informations des Employés : Dossiers individuels de chaque employé contenant leurs informations personnelles, contrat de travail, évaluations de performance, etc.

• Formation et Développement : Documents relatifs aux formations suivies par les employés, certificats de compétences, etc.

4. Gestion et Maintenance des Équipements

• Inventaire des Équipements : Listes d'inventaire des machines, outils et équipements, y compris les informations sur l'entretien et les réparations.

• Manuels et Instructions : Manuels d'utilisation, guides d'entretien, et instructions pour l'utilisation des équipements.

5. Gestion et Maintenance des Équipements

• Inventaire des Équipements : Listes d'inventaire des machines, outils et équipements, y compris les informations sur l'entretien et les réparations.

• Manuels et Instructions : Manuels d'utilisation, guides d'entretien, et instructions pour l'utilisation des équipements.

6. Archives Numériques

• Système de Gestion Électronique des Documents (GED) : Utiliser un logiciel de GED pour stocker et classer les documents numériques de manière sécurisée.

• Sauvegardes et Sécurité des Données : Mettre en place des sauvegardes régulières des fichiers numériques et utiliser des mesures de sécurité telles que le cryptage et les mots de passe.

7. Dossiers de Communication et Marketing

• Publicité et Promotion : Documents relatifs aux campagnes publicitaires, brochures, communiqués de presse, etc.

• Présence en Ligne : Archivage des contenus du site web, des publications sur les réseaux sociaux, et autres médias.